Drift og forvaltning av næringseiendom

Tilstandsrapporter har en tendens til å bli utdatert i det de hentes fra skriveren. Behovet for sanntidsrapportering har ført til at vi har laget en web-basert rapporteringsmodul som henter underliggende data direkte fra kilden.

Gjennom slike dashbord kan man presentere aggregerte nøkkeltall fra prosjektene / eiendommene som ligger i systemet. Dette kan være utvikling i registrerte avvik og oppgaver, fremstilling av risikobildet og informasjon om gjenstående utfordringer. I tillegg har vi muligheten til å presentere statistikk og trender som baserer seg på driftsorgansisasjonens registreringer i systemet.

I Agora kan man registrere alle deler av et bygg, som utvendig kledning, vinduer, tak og tekniske installasjoner. Bygningsdelene kan registreres med installasjonsår, forventet levetid, garantiperiode, periodiske vedlikeholdskostnader og utskiftningskostnad.

For et gitt anlegg eller bygningsdel kobles relevant informasjon fra andre moduler i systemet, som avvik, serviceavtaler, FDV-dokumentasjon og sjekkliste for periodisk kontroll. Det gir deg et totalbilde for dette anlegget / bygningselementet, også når du er ute på bygget og inspiserer – med en oversiktlig mobil-applikasjon.  

Due diligence (DD) ved salg av næringseiendom handler om å finne salgsobjektets riktige pris. Det er en prosess hvor Selgers representanter samler inn og presenterer dokumentasjon på bygget ihht. spørsmålslisten, og Kjøper på sin side gjennomgår dokumentasjonen og vurderer «sannhetsgehalten» opp i mot byggets faktiske tilstand, i en dedikert kommunikasjonsplatform på web’en.

Dokumentene tilgjengeliggjøres i dokumentstrukturen og prosjektleder følger fremdrift gjennom statussider. Sluttrapporten som genereres inneholder dokumentoversikt, avvikslister, saksgang og kjøper / selger kommunikasjon.

Eiendomsdrift handler om å ha kontroll på det forebyggende og å reagere på uforutsette hendelser på en strukturert og effektiv måte. 

Med Agora inAttikas løsning for drift og vedlikehold har du enkel tilgang til dine periodiske oppgaver med sjekklister, system for registrering og oppfølging av avvik, samt en oversiktlig tilgang til FDV-dokumentasjonen på eiendommen. Med mobil-applikasjonen har du alt «i lomma» når du er ute på bygget. Bilder som tas med mobilkamera knyttes til registrerte avvik med et klikk. Og med et klikk til har du  sendt beskjed til den som skal utbedre feilen. Du gjør deg ferdig mens du er på bygget! 

I hovedsystemet vil du enkelt få oversikt over «tingenes tilstand» med gode rapporterings- og varslingsmuligheter. 

 Les mer…

Leieinntekter er en sentral faktor for verdifastsettelse av en utleie-eiendom. Derfor er fornøyde leietakere et viktig mål for byggherre. 

Med Agoras leietakerportaler vil man kanalisere relevant informasjon til den enkelte leietaker. Dette inkluderer leietakers del av brannboka, sjekklister for de vedlikeholdsoppgaver som er leietakers ansvar, samt muligheten til å føre en dialog med driftsorganisasjonen gjennom systemet. Leietaker kan også registrere evt. problemer ved sine leiearealer som besvares og håndteres som avvik  i systemet.

Alle roller og forpliktelser rundt Internkontrollforskriften, herunder Forskrift om brannforebygging, reguleres gjennom systemet. Dette er spesielt viktig for eiendomsbesittere som har et konkret lovmessig ansvar for at eiendommen skal dokumenteres.

Systemet ivaretar eiers kunnskap om eiendommen hvor blant annet risiko og den systematiske dokumentasjonsplikten settes i fokus.

Generelt handler risikoanalyse om å være forberedet på ufortsette hendelser. I et eiendomsperspektiv er det viktig å ha god kontroll på de elementer som kan utgjøre en fare for byggets brukere eller bygningskroppen med tekniske anlegg. Brannvern er en sentral – og selvskreven – del av eiendommens risikobilde, men det handler også om å redusere risikoen for andre vesentlige økonomiske tap.

inAttika har utviklet en enkel og oversiktlig modell for risikoanalyse av næringsbygg. Sannsynlighet og mulig konsekvens registreres for sentrale bygningselementer og utgjør eiendommens risikomatrise. Ved å fokusere på den delen av matrisen som utgjør størst fare, vil man identifisere risikoreduserende tiltak som gir kontroll og god nattesøvn !

Revisjoner av dokumentbasert informasjon på eiendommen er en kjent utfordring for de fleste som drifter og forvalter næringsbygg – særlig gjelder dette for lovpålagt dokumentasjon som feks. eiendommens Brannbok. Vår vinkling er at det som gjøres i det daglige, og som har med brannvern å gjøre, skal tilflyte Brannboka uten at man må bruke mye tid på å lage rapporter som dokumenterer arbeidet som er gjort siden sist.

I Agora kan man kategorisere all informasjon. Dette gir mulighet for å lage det vi kaller fagmoduler, og et eksempel på en slik er dynamisk brannbok. Denne blir dynamisk fordi all informasjon som kategoriseres med «Brann» automatisk tilflyter Brannboka. Når et problem med brannvarslingsanlegget er utbedret, så vil dokumentasjon på utbedringer ligge i brannboka når avviket kvitteres ut.

Det betyr at ved et branntilsyn kan man presentere oppdatert informasjon som tegninger, risikoanalyser, oppgaver, avvik og avtaler som er relatert til eiendommens brannvernarbeid.

Feil og mangler registreres fortløpende som avvik, typisk ved tekniske befaringer på bygget, som rådgivere, vaktmestere eller annet relevant personell gjennomfører på vegne av Byggherre.

Avvik beskrives med forslag til utbedrende tiltak samt kostnader og frister. Bilder av problemene tas enkelt i mobilversjonen og knyttes opp mot de enkelte avvikene. Disse tildeles personer som får «sine» avvik på gjøremålslisten i systemet. Feil utbedres og avvikene kvitteres fortløpende ut.

Fremdriften følges opp av ansvarlige ressurser som purrer ved manglende respons og rapporterer til sine overordnede via genererte rapporter eller dedikerte web-portaler (se Ledelsesinformasjon). 

Har man mange bygg kan det være fornuftig å få et overordnet bilde av det hele. Agora har en modul vi kaller «Fugleperspektiv» som gir mulighet for å se status på byggene samlet. Byggene som forvaltes kan grupperes i porteføljer for enklere uttrekk av informasjon. Dette kan være pr. geografisk område eller annen inndeling som gir mening for den enkelte byggherre / forvalter. 

Alle uttrekk kan overføres til Excel for videre behandling om ønskelig.

Agoras avtalemodul lar forvalteren håndtere alle avtaler rundt service, kontroll, drift og vedlikehold. Kontrakter lastes opp som vedlegg, og nøkkelinformasjon som varighet, avtalepart, verdi og oppfølgingstidspunkter legges inn for hver avtale. Den enkelte avtalen kan knyttes opp mot et konkret bygningselement eller anlegg, noe som gjør avtalen og leverandørens kontaktinformasjon tilgjengelig når du «står på» bygningselementet / anlegget. Dette gjelder selvsagt også fra mobilløsningen.

Forvaltning av utleieareal og leieinntekter håndteres i systemets Utleie-modul. Leieavtalens nøkkelinformasjon legges inn og kontraktskopier lastes opp. Som forvalter får du raskt et overblikk over alle leietakerforhold, arealutnyttelse og økonomi knyttet til utleie. Du vil også til enhver tid se hva som er ledig og sammenligne utleid areal opp imot oppmåling av areal i bygget. Leietakere i f.eks. kjøpesenter kan registrere egen omsetning i systemet, som igjen kan analyseres og rapporteres grafisk / tabellarisk av senterleder.

Ulike eiendommer og driftssituasjoner har ulike behov for systemstøtte. Agora er 100% modulbasert, som betyr at man velger de funksjonene man har behov for, og kan når som helst legge til eller trekke fra en modul, basert på behov. Med en Agora-lisens har du tilgang på eiendomsinformasjon i tre kanaler; pc-versjon, mobilversjon og via web-portaler.

Her er en liste over tilgjengelige moduler for drift og forvaltning (pr. 2021):

• Bygningsmodul m/ levetidsestimater
• Kundesenter med saksbehandling
• Avvikshåndtering
• Driftsoppgaver m/ sjekklister
• Timeføring (på oppgaver og avviksutbedring)
• Utgiftsføring
• Risikoanalyse
• Elektroniske permer (feks. FDV-dok)
• Fagmodul (feks. Brannbok)
• Internt meldingssystem
• Avtaleforvaltning
• Utleie-håndtering
• Omsetningsregistrering
• Web-utvikling (for å lage prosjektportaler)
• Dokumentbehandling
• CRM
• Min side – visning av alle dine tildelinger, på tvers av prosjekter
• Prosjektadministrasjon med tilgangskontroll