Boligprosjekter

«Profft – effektivt – god kontroll og enkelt i bruk. Vi benytter Agora inAttika i alle faser av byggeperioden og ut reklamasjonstiden. Og kundesupporten er enestående – jeg har aldri opplevd å måtte vente på svar !»

Eva Munthe-Kaas, AF Gruppen / AF Bygg Oslo 

Nøkkeltall

  • 100+ boligprosjekter / byggetrinn
  • Overlevering av ca. 10.000 leiligheter
  • Over 60.000 håndterte saker i kundesenteret
  • Omlag 3.500 unike boligpermer (FDV)

Fra boligsalg til garantiens utløp

Agora inAttika løser samhandlingen mellom boligkjøper, entreprenør, byggherre og underleverandører – fra boligsalg til garantiens utløp. Med effektive verktøy for tilvalg, befaringer og overleveringer, fdv-dokumentasjon og reklamasjonshåndtering.

Bruksområder

Befaringer med mobile enheter

Med Agoras mobilversjon gjennomføres befaringer av leiligheter og fellesarealer i boligprosjektet. Befaringspersonell registrerer avvik med bilder og forklarende tekst, som umiddelbart er tilgjengelig for under-entreprenør som skal utbedre feilen. Forhåndsdefinerte avviksmaler og muligheten for bildetaking gjør at man ikke må skrive lange forklaringer i en vanligvis tidsbegrenset befaring.

Typiske befaringer i boligprosjektene våre inkluderer Egenkontroll / Byggherre-befaring, Forhåndsbefaringer med og uten boligkjøper, Overtagelse og Ett-års befaringer.

Overlevering med protokoll-føring

Overlevering av leiligheter og andre lokaler foregår som beskrevet i punktet Befaringer over. I tillegg til registrering av feil og mangler foretar man også utfylling av overtagelsesprotokoll, skjema for bestilling av strøm o.l. Disse protokollene er forhåndsutfylt med boligkjøpers informasjon og andre aspekter ved boligen, som feks. målernummer, parkeringsplasser og nøkler.

Dette begrenser jobben med protokoll-føring til stort sett å omhandle utfylling av målerstand og signering (direkte på den mobile enheten). 

Protokollene tilpasses etter ønske, og vil typisk være en elektronisk kopi av Utbyggers egne maler for overtagelsesforretningen.

 

Nettbasert tilvalgsbestilling

Tilvalgsmenyen presenteres for Kjøperen i en web-portal spesiallaget for byggeprosjektet. Bestillingene registreres i systemet for videre behandling av utbygger / entreprenør. Hver enkelt tilvalgsbestilling distribueres til respektive under-entreprenører som arbeidsordrer i den enkelte bolig. Med dette bakteppe kan Prosjektadministrasjonen produsere  installasjonsoversikter for leiligheter, faktureringsgrunnlag og andre økonomioversikter, samtidig som de kan følge opp at alle ordrer installeres i riktige leiligheter ihht. bestilling.

Denne måten å strukturere tilvalgene på gjør at feilinstallasjoner og uteglemmelser i forbindelse med tilvalg elimineres.

FDV for boligkjøper og sameie / borettslag

En viktig del av leveransen mot boligkjøper og sameiet / borettslaget er FDV-dokumentasjonen. Agora har løsning for selve innsamlingsprosessen, hvor hver enkelt aktør registrerer dokumentasjon på sin leveranse gjennom prosjektets innsamlingsportal. Denne dokumentasjonen organiseres i «elektroniske permer» – unike boligpermer pr. leilighet, og en perm som dokumenterer fellesarealer og tekniske anlegg ihht. etablerte standarder for FDV dokumentasjon i boligprosjekter.

Dokumentasjonen er tilgjengelig via prosjektets beboerportal eller en dedikert portal for styret i sameiet / borettslaget. 

Eksempel boligperm i Agora inAttika

Les om våre tjenester knyttet til FDV-innsamling.

Innsending av reklamasjoner

Boligkjøper kan registrere reklamasjoner og andre henvendelser via prosjektets beboerportal. Henvendelsene registreres som reklamasjoner i kundesenteret, der saksbehandlere fra Utbygger og Entreprenør (ettermarked) kan diskutere løsninger internt, sende svar tilbake til kunden og omgjøre reklamasjonene til avvik. Disse blir så distribuert til respektive underentreprenør for utbedring.

Boligkjøper kan hele tiden følge fremdriften i sine saker via portalen, og har muligheten til å legge til dokumentasjon og evt. bilder for å klargjøre problemstillingen.

Kundesenter - register og saksbehandling

I et boligprosjekt er Kundesenteret i Agora både kontaktregister og saksbehandlingsverktøy. Bygg, oppganger, leiligheter og boligeiere registreres og vedlikeholdes – også ved eierskifter / videresalg. Kundesenteret tar imot henvendelser og reklamasjoner fra boligkjøpere, og  kommuniserer med  involverte for å besvare / utbedre kundens utfordringer.

Erfaringsmessig er dette en svært aktiv del av systemet, hvor kjernen er dialog mellom utbygger, entreprenør og kunde, og kundesenterets respons ofte er en direkte katalysator på kundetilfredshet i andre enden. 

Statistikk og trender i reklamasjonsarbeidet

Som et tillegg til Kundesenteret har vi laget en statistikk-modul knyttet til håndtering av reklamasjoner og avvik. Denne gir et godt bilde av effektiviteten i saksbehandlingen, og kan peke på forbedringspotensialet i ettermarkedsorganisasjonen. Grafiske fremstillinger viser snitt-tider for utbedring av reklamasjoner, responstider og antall feil i bestemte kategorier.

 Kundesenter-statistikk i et pågående boligprosjekt

Webportaler tilpasset det enkelte prosjekt

Boligkjøpere kan kommunisere med prosjektet gjennom web-portaler som utvikles i systemet, og som tilpasses prosjektets design og informasjon. Eksempler på portaler som benyttes i våre boligprosjekter inkluderer

  • bestillings-web’er for tilvalg i boligen,
  • nyheter og fremdrift fra byggeperioden
  • beboerportaler hvor kjøperne får tilgang til sin boligperm, samt muligheten for å melde inn reklamasjoner og diskutere saken med Utbyggers saksbehandlere.

Eksempel på beboerportal i et aktivt boligprosjekt

Eksempel på beboerportal med tilgang til boligperm og reklamasjoner

 

Kundeundersøkelser (KTI)

I kundesenteret kan man sette opp undersøkelse som kan presenteres for kjøpergruppen gjennom web-portalen. Undersøkelsen kan være tilbakemeldinger på hvor førnøyde kjøperne er med forskjellige prosesser, eller enkle spørsmål som for eksempel hvilke informasjonsmøter de vil stille på, om de vil ha elbil-lader, eller om de ønsker å gjennomføre en ettårsbefaring.

Eva Munthe-Kaas,
Serviceleder,
AF Gruppen AS avd. Bygg Oslo

AF Gruppen har benyttet inAttikas løsninger i ca. 60 boligprosjekter / byggetrinn siden 2011. De har vært svært delaktig i å forme systemet som det fremstår i dag, med sin fagekspertise og uvurderlige innspill rundt behov og bruksområder.

«Vi benytter alle aspekter av Agora inAttika – fra tilvalgsregistrering og FDV til befaringer og ettermarkedsarbeid. Det gir oss en trygghet på at vi overleverer leiligheter med få eller ingen feil og til avtalt tid. Når prosjektet overlates til ettermarkedsavdelingen vår er all historikk ivaretatt og knyttet til den enkelte leilighet.

AF opplevde overgang fra papir til InAttikas web-løsning som en enorm lettelse i arbeidsmengde. Befaringene gikk fortere, dokumentene ble overført mot slutten av  befaringen og leverandørene fikk fortløpende opp sine saker. Det ble mye lettere å følge opp avvik i alle kategorier.

Bruken av inAttikas løsning har endret min arbeidshverdag radikalt. Før satt jeg i perioder på kveldstid og i helger for å lage ferdig rapporter til byggherre, leverandører og kunder. Dette skjer ikke etter at vi gikk over til å bruke inAttika!»

Ønsker du å bli kontaktet?

Fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt med deg for en uforpliktende samtale.